INDICE – Tutela della privacy in azienda
Introduzione al concetto di privacy
Adempimenti del datore di lavoro
Parti coinvolte nel trattamento dei dati
La privacy, termine inglese che si traduce in italiano come riservatezza o privatezza, si riferisce al diritto di ogni individuo alla riservatezza della propria vita privata. Questo concetto è di fondamentale importanza nel contesto giuridico e legale, specialmente in ambito lavorativo.
Introduzione al concetto di privacy
Normativa: la protezione dei dati personali in azienda è regolata principalmente dal Regolamento UE 679/2016 (GDPR) e dal Decreto Legislativo 101/2018. Questi regolamenti stabiliscono le linee guida e gli obblighi per il trattamento dei dati personali, al fine di proteggere la riservatezza dei dipendenti.
Fattispecie: nel contesto aziendale, il datore di lavoro gestisce diverse informazioni personali del dipendente, che includono dati anagrafici, biomedici, fotografie e dettagli professionali come il tipo di contratto, l’inquadramento, la retribuzione e eventuali provvedimenti disciplinari.
Definizione di dati personali: i dati personali comprendono qualsiasi informazione riguardante un lavoratore. Il datore di lavoro può trattare questi dati solo per eseguire correttamente il rapporto di lavoro.
Categorie particolari di dati: alcuni dati, noti in passato come dati sensibili, includono informazioni che rivelano l’origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, dati genetici, informazioni sulla salute o orientamento sessuale. Questi dati richiedono una protezione particolarmente rigorosa.
Trattamento dei dati: il trattamento dei dati personali comprende qualsiasi operazione eseguita con o senza l’ausilio di strumenti automatizzati, come la raccolta, registrazione, conservazione, modifica, cancellazione o distruzione di tali dati. La raccolta dei dati deve avvenire rispettando specifiche normative:
- Dati personali e categorie particolari: È possibile raccogliere questi dati solo con il consenso informato del dipendente e fornendo specifiche riguardo alle finalità del trattamento.
- Informazioni politiche, religiose o sindacali: Non è consentita la raccolta di questi dati.
- Dati irrilevanti per la valutazione professionale: Non è possibile raccogliere tali dati.
Adempimenti del datore di lavoro
Adozione di misure adeguate: il titolare del trattamento dei dati deve implementare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire che il trattamento dei dati sia conforme al GDPR. Questo principio di responsabilizzazione, o accountability, implica che il titolare decida autonomamente le misure necessarie per rispettare il GDPR e dimostrare la conformità.
Parametri di conformità: le misure adottate devono includere:
- Comportamenti concreti: Dimostrare l’implementazione di misure che assicurino l’applicazione del GDPR.
- Autonomia: Gestire il trattamento dei dati personali secondo le norme, rispettando specifici criteri.
- Data protection by design and by default: Prevedere garanzie indispensabili già nella fase iniziale.
- Valutazione del rischio: Analizzare il rischio di impatti negativi sui diritti e sulle libertà degli interessati.
- Consultazione dell’autorità di controllo: Decidere autonomamente se iniziare il trattamento o consultare l’autorità per gestire il rischio residuo.
Informativa al lavoratore: il datore di lavoro deve informare il dipendente riguardo a:
- Identità e contatti del titolare del trattamento e, se applicabile, del suo rappresentante.
- Finalità del trattamento dei dati.
- Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali.
- Eventuale trasferimento di dati a un Paese terzo o a un’organizzazione internazionale.
- Periodo di conservazione dei dati o criteri per determinarlo.
- Diritto del dipendente di accedere ai propri dati, correggerli, cancellarli o limitare il trattamento, e di opporsi al trattamento.
- Diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento.
- Diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo.
- Obblighi legali o contrattuali di fornire i dati personali e le conseguenze della mancata comunicazione.
L’informativa deve essere concisa, trasparente, comprensibile e facilmente accessibile, redatta in un linguaggio chiaro e semplice, e preferibilmente fornita in formato elettronico. L’uso di icone è ammesso solo in combinazione con l’informativa estesa.
Raccolta del consenso dell’interessato: il trattamento dei dati è lecito solo se basato sul consenso dell’interessato, che deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile. Il consenso non è necessario se il trattamento dei dati personali è necessario per eseguire un contratto, adempiere un obbligo legale, salvaguardare interessi vitali, svolgere un compito di interesse pubblico, o perseguire interessi legittimi del titolare del trattamento.
Trattamento di dati sensibili: quando si tratta di dati sensibili, il consenso deve essere esplicito. La forma scritta non è obbligatoria, ma utile per dimostrare l’inequivocabilità del consenso. Il consenso non è necessario quando il trattamento è necessario per obblighi di diritto del lavoro, tutela di interessi vitali, esercizio di diritti in sede giudiziaria, interesse pubblico rilevante, finalità mediche, sanità pubblica, archiviazione pubblica, o quando i dati sono resi pubblici dall’interessato.
Revoca del consenso: il dipendente può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento senza dover fornire giustificazioni. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.
Registro delle attività di trattamento: il titolare del trattamento o il suo rappresentante devono mantenere un registro delle operazioni di trattamento. L’obbligo di tenuta del registro varia a seconda delle dimensioni aziendali e della natura del trattamento. Il registro deve includere:
- Indicazione di titolari e responsabili del trattamento.
- Caratteristiche del trattamento, comprese finalità, categorie di dati, misure di sicurezza e modalità di trasferimento dei dati.
- Descrizione dei sistemi e delle misure di sicurezza a tutela degli interessati.
Parti coinvolte nel trattamento dei dati
Titolare del trattamento: il titolare del trattamento è la persona fisica o giuridica che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali. Il titolare può delegare specifici compiti e funzioni a persone designate all’interno della propria organizzazione.
Responsabile del trattamento: il titolare del trattamento nomina un responsabile del trattamento, assegnandogli specifici compiti con un contratto che ne disciplina la natura, durata, finalità, tipo di dati personali trattati, categorie di interessati e obblighi e diritti del titolare.
Obblighi del responsabile: il responsabile deve mantenere il registro delle attività di trattamento, adottare misure tecniche e organizzative adeguate e designare un Responsabile della protezione dei dati (RPD).
Responsabile della protezione dei dati: l’RPD, o Data Protection Officer (DPO), è nominato dal titolare o dal responsabile del trattamento per supportare e monitorare l’applicazione del GDPR. L’RPD coopera con l’Autorità Garante ed è il punto di contatto tra l’azienda e il Garante. L’RPD è designato quando le attività principali del titolare comportano il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala, o il trattamento su larga scala di categorie particolari di dati personali o dati relativi a condanne penali. L’RPD può essere un dipendente dell’azienda o un soggetto esterno, e il suo nominativo deve essere comunicato al Garante Privacy.
Conclusione
La tutela della privacy in azienda richiede il rispetto rigoroso delle normative vigenti, garantendo che il trattamento dei dati personali sia trasparente, corretto e conforme ai principi di buona fede. La corretta gestione dei dati personali e la protezione della privacy dei dipendenti sono essenziali per mantenere la fiducia e la conformità legale all’interno dell’organizzazione.
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